El auxilio educativo es el dinero que una empresa colombiana destina a cubrir estudios de un colaborador o de su núcleo familiar. Para que no constituya salario necesita un pacto expreso por escrito entre las partes, como lo exige el Artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo. Y para tomar la deducción especial del artículo 107-2 del Estatuto Tributario necesita dos cosas más: que la empresa le pague directamente a la institución educativa a través del sistema financiero y que no exista cláusula de permanencia ni de reintegro. La mayoría de las empresas hace un giro suelto al colaborador y, con ese solo movimiento, pierde las dos ventajas.

En octubre, mientras cierras el presupuesto de beneficios de 2027, esa diferencia deja de ser un tecnicismo jurídico. En enero arrancan las matrículas de calendario A y las solicitudes llegan todas juntas, con facturas de colegios, universidades y posgrados que nadie proyectó.

Un auxilio educativo sin pacto expreso y sin soporte no es un beneficio no salarial: es salario con otro nombre.

¿Qué separa un auxilio educativo de un pago salarial?

El Artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo señala que no constituyen salario los beneficios o auxilios que el empleador concede de forma extralegal cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario. La palabra que sostiene todo el esquema es expresamente: sin ese acuerdo escrito, el auxilio entra a la base de prestaciones y de cotización.

Escribirlo tampoco es una garantía automática. En la sentencia SL243-2019, la Sala de Casación Laboral de la Corte Suprema de Justicia anuló la cláusula de un empleador que había pactado un auxilio de beca como no salarial, según el análisis publicado en Asuntos Legales. El criterio de fondo es simple: si el auxilio opera como retribución del servicio, la etiqueta no lo salva.

De ahí sale la primera decisión presupuestal del año. El auxilio educativo se define por política general y por tramos, con reglas iguales para todos los que cumplan la condición, no por negociación individual caso por caso.

El artículo 107-2 y la cláusula que anula la deducción

El artículo 107-2 del Estatuto Tributario, adicionado por el artículo 87 de la Ley 2010 de 2019, permite deducir tres tipos de pago: becas totales o parciales y créditos condonables para educación, inversiones en programas de atención, estimulación y educación inicial para hijos menores de siete años, y aportes a instituciones de educación básica, media y superior reconocidas.

El Decreto 1013 de 2020 puso las condiciones. Define el núcleo familiar como el trabajador, su cónyuge o compañero permanente y los hijos hasta los 25 años; cuando no hay cónyuge, lo componen el trabajador, sus padres y sus hermanos que dependan económicamente de él. Y exige que el desembolso se haga a través del sistema financiero, directo a la entidad educativa.

Ahí está la trampa que más deducciones cuesta: el mismo decreto prohíbe pactar permanencia mínima o exigir el reintegro de los valores pagados. Si el acuerdo de beca dice que el colaborador debe quedarse dos años o devolver el dinero, la deducción se cae.

El Oficio 906935 de 2021 de la DIAN cierra el punto: cuando el dinero se desembolsa al trabajador en vez de a la institución, deja de tratarse como un pago del artículo 107-2, se vuelve ingreso gravable para él y entra a la base de retención en la fuente.

¿Por qué el auxilio educativo revienta el límite del 40 %?

El artículo 30 de la Ley 1393 de 2010 establece que los pagos laborales no constitutivos de salario no pueden superar el 40 % del total de la remuneración. Lo que se pasa de ese tope se suma a la base de cotización de salud, pensión y riesgos laborales, como detalla el Instituto Nacional de Contadores Públicos de Colombia.

El auxilio educativo casi nunca es el primer beneficio no salarial de una empresa. Llega cuando ya corren todos los meses el de alimentación y el de movilidad, y suele tener el mayor monto unitario del paquete, porque una matrícula de posgrado no se parece a un almuerzo. Por eso es el que empuja el conjunto por encima del tope.

Hay un matiz que vale plata. Según el Decreto 1013 de 2020, los pagos hechos por la ruta del 107-2, directo a la institución, no se consideran factor de compensación ni remuneración directa o indirecta del trabajador. El auxilio girado al colaborador, en cambio, es un pago no salarial más y cuenta para el 40 %. Son dos instrumentos distintos y no se presupuestan igual.

Cómo presupuestar por tramos y no por solicitud

La forma más común de manejarlo es también la más cara: esperar a que llegue la solicitud, evaluarla y aprobar un monto. Ese modelo no se proyecta, no se audita y genera comparaciones internas difíciles de sostener.

Un presupuesto que funciona define el auxilio educativo antes de que llegue la primera factura:

El monto de cada tramo no se indexa a ojo. El Ministerio de Educación Nacional fija cada año cuánto pueden subir los colegios privados: la Resolución 019805 del 30 de septiembre de 2025 autorizó incrementos de matrículas y pensiones para 2026 de entre 5,26 % y 9,1 %, calculados sobre un IPC base de 5,10 %. La resolución equivalente para 2027 sale por la misma vía a finales de septiembre, a tiempo para ajustar el presupuesto antes de cerrarlo.

¿Qué documentación pide una revisión?

Son dos revisiones distintas, con soportes distintos, y conviene armarlos al mismo tiempo.

Para la deducción en renta, el Decreto 1013 de 2020 exige una certificación anual firmada por el revisor fiscal, o por un contador público cuando no hay obligación de tenerlo, con la fecha y el concepto de cada desembolso, el monto, el comprobante del pago por el sistema financiero, la identificación del empleado beneficiado y la de la institución educativa con su resolución de funcionamiento.

Para una auditoría de la UGPP lo que se revisa es otra cosa: el pacto expreso de no salarialidad firmado, el soporte de cada entrega y el cálculo del 40 % mes a mes, no una vez al año. La entidad puede reliquidar hasta cinco años atrás, y los beneficios no salariales sin pacto expreso siguen siendo su hallazgo más frecuente. Lo desarrollamos en qué audita la UGPP y cómo blindarte con trazabilidad.

El rastro que sostiene el esquema

Cuando el problema queda claro, se ve que no es de monto: es de estructura y de rastro. Un auxilio bien diseñado puede quedar mal soportado por la sola razón de que nadie guardó el registro de quién recibió qué y cuándo.

En Bink, el desarrollo profesional es un bolsillo propio dentro de la tarjeta del colaborador. La empresa lo carga desde el portal en la fecha definida, con el monto del tramo que corresponde, y cada movimiento queda registrado: quién, cuándo y cuánto. Eso es lo que sostiene la ruta del Artículo 128 frente a una revisión.

Para la ruta del artículo 107-2 el pago sigue saliendo de tesorería hacia la institución educativa, porque así lo exige la norma. Lo que aporta la plataforma es el otro lado del cálculo: el consolidado de todos los beneficios no salariales del mes, que es el número con el que se verifica el 40 % antes de que lo verifique alguien más. Y del lado del colaborador, el cupo se ve disponible antes de matricular, no después de pagar y esperar un reembolso. El mismo ejercicio aplica al resto del paquete, como vimos al estructurar el presupuesto de beneficios.

La pregunta de octubre no es cuánto vas a destinar al auxilio educativo en 2027. Es por cuál de las dos rutas va a salir cada peso, quién firma el pacto y dónde queda el soporte. Si esas tres respuestas no están escritas antes de diciembre, en enero se responden a las carreras.