Un esquema de beneficios flexibles y un esquema de bonos resuelven el mismo pago de maneras distintas. El bono entrega un valor cerrado con una destinación única; los beneficios flexibles asignan presupuesto por categoría en una tarjeta y una app, con reglas por persona y registro de cada movimiento. Si tu empresa en Colombia va a renovar su contrato de beneficios para 2027, la comparación que sirve no es entre proveedores: es entre esos dos esquemas, y se juega en tres frentes, el costo total, el riesgo legal y la evidencia que queda archivada.
Octubre es cuando eso se decide. El presupuesto del año siguiente se arma ahora y el contrato de beneficios llega a esa mesa como una línea que no cambió: mismo esquema, misma comisión, misma firma en diciembre para arrancar el 1 de enero. Una renovación por defecto no pasa por comité y no se compara con nada, porque el año pasado funcionó.
El marco que sostiene ese contrato sí se movió, y no viaja con el proveedor: se queda en tu nómina.
¿Cuánto cuesta de verdad tu programa de beneficios, más allá de la comisión?
La comisión de administración es el número que aparece en la propuesta y casi nunca es el costo total del programa. Antes de firmar, vale sumar cinco cosas:
- La comisión y sobre qué base se calcula. No es lo mismo cobrar sobre el valor dispersado, por colaborador activo o por transacción: tres estructuras que se comparan mal si solo miras el porcentaje.
- Lo que se factura aparte. Emisión y reposición de plásticos, papelería, envíos y recargas extraordinarias.
- El tiempo de dispersión. Si cargar los beneficios de 800 personas toma tres días hábiles, ese retraso es costo operativo y también experiencia del colaborador.
- La red donde efectivamente sirve. El saldo que no se usa no es ahorro: es presupuesto ejecutado que no llegó a nadie.
- Las horas de tu equipo. Conciliar novedades, resolver bloqueos y armar reportes a mano son horas de nómina que nadie factura y que igual pagas.
Ese último punto es el más subestimado. Si quieres ponerle número antes de renovar, los reportes de uso de beneficios del año en curso dicen cuánto saldo quedó sin consumir y en qué categorías.
Qué cambia cuando pasas de un bono cerrado a beneficios flexibles
La diferencia entre los dos esquemas no está en el plástico: está en cuánta lógica corre por debajo. Un bono cerrado resuelve una categoría y deja el resto del diseño en hojas de cálculo. Un esquema de beneficios flexibles asigna un presupuesto por categoría, le aplica reglas distintas a cada una y deja registrado qué se asignó, a quién, con qué destinación y cuándo se usó.
Esa lógica tiene una cara fiscal concreta. El Artículo 387-1 del Estatuto Tributario, precisado por la DIAN en el Concepto 19737 de 2014, establece que los pagos que hace el empleador a un tercero por la alimentación del trabajador, incluidos los vales o tiquetes, no constituyen ingreso tributario del trabajador siempre que su salario no exceda 310 UVT. Cuando los pagos del mes superan 41 UVT, el exceso sí constituye ingreso tributario del trabajador y queda sujeto a retención en la fuente.
Con la UVT de 2026 fijada en $52.374 por la Resolución 000238 de la DIAN, del 15 de diciembre de 2025, ese tope mensual equivale a $2.147.334 por persona. Vigilarlo colaborador por colaborador y mes a mes es trabajo de sistema, no de hoja de cálculo, y es justo lo que una bolsa única de saldo no puede hacer, porque no distingue en qué se gastó.
Para el colaborador el cambio es igual de concreto. Ve el saldo de cada categoría en la app, lo usa con una sola tarjeta y no tiene que averiguar qué comercio recibe qué papel. No firma el contrato, pero es quien nota la diferencia cada mes.
El riesgo legal es de la empresa, no de quien emite el medio de pago
Acá está el punto que debería decidir la renovación. El proveedor emite el medio de pago; la responsabilidad de que ese pago no sea salario se queda contigo.
El Artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo permite que pagos como alimentación, habitación o vestuario no constituyan salario, pero solo cuando las partes lo acuerdan expresamente. Sin ese pacto escrito, el beneficio es salario, sin importar en qué medio se haya entregado.
El segundo límite es cuantitativo. El Artículo 30 de la Ley 1393 de 2010 dispone que los pagos laborales no constitutivos de salario de los trabajadores particulares no podrán ser superiores al 40% del total de la remuneración.
La Sección Cuarta del Consejo de Estado unificó la interpretación de esa norma en la sentencia 25185 del 9 de diciembre de 2021: el pacto de desalarización no puede exceder ese 40%, tiene que probarse plenamente y los conceptos declarados en PILA se presumen veraces. Nada de eso cambia si cambias de esquema, y tampoco mejora si te quedas con el actual. Si la estructura te suena difusa, vale releer cómo funciona la flexibilización salarial en Colombia antes de firmar.
¿Qué evidencia te queda si llega la UGPP?
El Artículo 178 de la Ley 1607 de 2012 le da a la UGPP cinco años para iniciar los procesos de fiscalización, contados desde la fecha en que el aportante debió declarar y no declaró o declaró por valores inferiores a los legales. El contrato que firmes este diciembre todavía puede revisarse en 2031, con el equipo de nómina que para entonces esté.
La pregunta concreta, entonces, es qué soportes te deja el esquema que tienes: si puedes reconstruir, por colaborador y por mes, cuánto se asignó, a qué categoría y cuándo se usó. Si eso sale de cruzar correos, archivos de cargue y extractos sueltos, el soporte todavía no existe, existe la posibilidad de armarlo a la carrera. Sobre qué mira la entidad ya escribimos qué audita la UGPP.
Qué preguntar antes de cambiar de esquema
Un cambio no obliga a partir la nómina en dos. El corte natural es el 1 de enero, con el esquema saliente operando hasta que su saldo vigente se agote y el nuevo arrancando en la primera dispersión del año. Estas son las preguntas que vale hacer en la mesa, a los dos lados:
- ¿En cuánto tiempo queda implementado y qué se necesita de mi lado?
- ¿Cuánto pasa desde que finanzas aprueba la dispersión hasta que el colaborador ve el saldo?
- ¿Los reportes salen por colaborador, por categoría y por periodo, y se exportan?
- ¿Se puede separar el presupuesto por categoría, con reglas distintas, o todo cae en una bolsa única?
- ¿Qué pasa cuando alguien entra o se retira a mitad de mes?
- ¿Qué queda documentado, y por cuánto tiempo, para responder un requerimiento?
Nosotros construimos Bink para que esas respuestas sean cortas. Es una tarjeta Visa y una app con bolsillos separados por categoría (alimentación, movilidad, dotación, educación, bienestar), la dispersión toma unos cinco minutos, la implementación estándar toma alrededor de 15 días e incluye empresas de más de 1.000 colaboradores, y los reportes salen por colaborador, por categoría y por periodo. La usan más de 380 empresas en Colombia. Para el colaborador, el beneficio aparece en la app el mismo día en que finanzas lo aprueba; la cuenta se activa con la primera dispersión de nómina.
La revisión que cabe en una hora de octubre
Antes de que el contrato vuelva a la mesa de firmas, cinco cosas:
- El costo completo del año, no la comisión: reposiciones, papelería, envíos y horas del equipo.
- El porcentaje no salarial de la remuneración total, persona por persona, contra el límite del 40%.
- El pacto expreso en los contratos de quienes reciben beneficios, incluidos los ingresos del último año.
- El reporte que sacarías hoy si llega un requerimiento, y cuánto tardas en producirlo.
- La tasa de saldo no usado por categoría, que es presupuesto que pagaste y el equipo no recibió.
La pregunta no es si tu proveedor actual es bueno. Es si el esquema que tienes puede demostrar, con documentos a la mano, qué te cobra, qué te deja probado y qué respondes el día que la UGPP pregunte. Si armar eso toma más de una hora, ya sabes qué revisar antes del 31 de diciembre.