Los beneficios no salariales en Colombia no se sostienen con el nombre que les pone la nómina, se sostienen con cuatro soportes: un pacto escrito firmado antes del primer pago, el registro de cada entrega con fecha, monto, persona y concepto, el cálculo del 40 % hecho mes a mes con las cifras reales del año, y la prueba de que los aportes a seguridad social se pagaron. Si al 31 de diciembre de 2026 los cuatro están completos, el esquema resiste una revisión. Si falta uno, el riesgo no se queda en 2026.
En octubre todavía hay margen. Estás ajustando el último trimestre, falta la segunda cuota de la prima y falta el bono de fin de año. Lo que se pagó entre enero y septiembre ya no se puede repactar, pero sí se puede documentar. Lo que viene todavía se puede ordenar.
¿Por qué firmar el pacto de exclusión salarial en diciembre no cubre lo pagado en marzo?
El artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo permite que los beneficios extralegales de alimentación, habitación o vestuario no constituyan salario "cuando las partes hayan dispuesto expresamente" que no lo constituyen. La palabra que carga el peso es expresamente. Sin acuerdo escrito el pago es salario, y el acuerdo no obra hacia atrás.
La Sala de Casación Laboral de la Corte Suprema de Justicia fijó el estándar en la sentencia SL1798-2018, radicado 63988 del 16 de mayo de 2018: el pacto tiene que ser expreso, claro, preciso y detallado en los rubros que cubre, no caben cláusulas globales ni genéricas, y cualquier duda sobre la naturaleza de un pago se resuelve a favor de la regla general, que es que el pago sea salario. En ese caso lo que el empleador llamaba bonificaciones eran, en realidad, comisiones.
Antes del corte hay tres cosas que verificar: que exista un documento firmado por cada colaborador que recibe beneficios no salariales, que los conceptos estén listados uno por uno y no en una fórmula genérica, y que la fecha de firma sea anterior a la primera entrega de cada concepto. Si durante el año abriste un beneficio de educación, movilidad o bienestar, ese concepto necesita su propia mención. El marco de fondo lo desarrollamos en qué se considera salario y qué no.
¿Qué soporte exige la DIAN por cada pago no salarial del mes?
Desde 2021 el soporte tiene nombre y plazo. El documento soporte de pago de nómina electrónica, regulado por la Resolución 000013 de 2021 de la DIAN, es el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta que se derivan de los pagos de nómina. Se genera de forma mensual, va por beneficiario y no por total de nómina, y se transmite para validación dentro de los diez primeros días del mes siguiente al que corresponde el pago.
El expediente de diciembre, entonces, no se arma en diciembre: se armó doce veces, una por mes, con su código único y su valor por persona. Lo que el cierre revisa es si esos doce documentos coinciden con lo que la contabilidad registró como no salarial y con lo que el colaborador recibió.
La brecha aparece casi siempre en el mismo punto: el concepto está reportado y el acuerdo existe, pero la entrega se hizo por un canal que no deja registro individual. En una revisión eso no se lee como un beneficio bien estructurado, se lee como un pago sin soporte.
¿Cómo se calcula el 40 % con las cifras del año que cierra?
El artículo 30 de la Ley 1393 de 2010 establece que los pagos laborales no constitutivos de salario de los trabajadores particulares "no podrán ser superiores al 40 % del total de la remuneración". El Concepto 153911 de 2024 de la UGPP cerró la fórmula: el total remunerado es la suma de los pagos salariales, los pagos no salariales pactados y las licencias remuneradas. Quedan fuera los pagos ocasionales por mera liberalidad, el auxilio de transporte y las prestaciones sociales.
El problema del cierre no es la fórmula, es el insumo. El cálculo se hace por periodo, no sobre el promedio del año, y diciembre suele ser el mes con prima, con bono de fin de año y con el último pago de beneficios. Si el porcentaje que tienes archivado es el que aprobaste en la reunión de presupuesto, estás guardando una proyección y quien revise va a reconstruir el mes real.
Por eso el soporte que vale no es una cifra, son doce: una línea por mes con el total remunerado, los pagos no salariales pactados y el porcentaje resultante, calculada con la nómina ejecutada. Qué mueve esa base está en desalarización en Colombia: hasta dónde llega el límite del 40 %.
La deducibilidad de los pagos laborales depende de los aportes, no del nombre
El artículo 107 del Estatuto Tributario admite como deducibles las expensas necesarias, con relación de causalidad con la actividad productora de renta y bajo criterios de necesidad y proporcionalidad. El artículo 108 agrega la condición operativa: para aceptar la deducción de salarios, el empleador debe estar a paz y salvo por los aportes parafiscales y por los aportes obligatorios de la Ley 100 de 1993 del respectivo año o periodo gravable, y los recibos de las entidades recaudadoras constituyen la prueba.
Las dos normas se leen juntas en el cierre. Un beneficio bien pactado y bien soportado es un gasto con causalidad demostrable. Un pago que después se reclasifica como salario arrastra aportes que no se liquidaron en su momento. Bink no es asesor jurídico ni contable: esa lectura la hacen tu contador y tu abogado laboral, y la hacen mejor si el soporte ya existe.
¿Qué alcanza a revisar una auditoría UGPP cinco años después?
El parágrafo 2 del artículo 178 de la Ley 1607 de 2012 le da a la UGPP cinco años para notificar el requerimiento de información o el pliego de cargos, contados desde la fecha en que el aportante debió declarar y no declaró, declaró por valores inferiores a los legales o se configuró el hecho sancionable. El cierre de 2026 queda abierto a revisión hasta bien entrado 2031.
Eso cambia qué significa cerrar el año. El expediente de 2026 no se guarda para enero, se guarda para una solicitud que puede llegar cuando ya cambiaron el software de nómina, el proveedor de beneficios y la persona que firmó los acuerdos. En qué audita la UGPP está el detalle del proceso.
Y hay una herencia inmediata: los pactos de 2027 se firman antes de la primera entrega de 2027. Si en enero vas a abrir un beneficio nuevo o a subir un monto, el documento se firma en diciembre.
Dónde queda el rastro cuando no hay que reconstruirlo
Acá la operación pesa más que la norma. En Bink cada bolsillo que la empresa asigna queda registrado con fecha, monto, colaborador y categoría, y ese registro se exporta por persona y por periodo. No es un reporte que alguien arme en enero cruzando archivos, es el rastro que quedó el día de cada dispersión.
Para el colaborador el efecto es otro y también cuenta: recibe el beneficio en la categoría donde lo puede usar y no tiene que guardar facturas para probar nada.
La revisión de octubre
Cinco cosas que se pueden cerrar este mes y no en diciembre:
- Un acuerdo firmado por colaborador, con los conceptos listados y la fecha anterior a la primera entrega de cada uno.
- El registro de entrega de cada pago no salarial, con fecha, monto, persona y categoría, cruzado contra la nómina electrónica del mes.
- La tabla de doce meses del 40 %, con la nómina ejecutada y no con la proyectada.
- El soporte de aportes del periodo gravable, por si la deducción se discute.
- El plan de pactos de 2027, firmado en diciembre para lo que arranca en enero.
Si mañana te pidieran el expediente de un colaborador cualquiera, con su acuerdo, sus doce entregas y su porcentaje mes a mes, ¿cuánto tardarías en armarlo? Esa cifra, en horas, es la medida de qué tan cerrado está tu cierre.