Los regalos para empleados en Colombia se entregan hoy en tres formatos: un kit físico armado por un proveedor, un bono cerrado de una sola marca o un monto asignado en una tarjeta de beneficios. En el papel los tres cuestan lo mismo por colaborador. En la práctica cambian cuatro cosas: el costo real una vez sumas la logística, las horas que consume el área de recursos humanos, el tratamiento del pago frente a la base de cotización y lo que el colaborador termina haciendo con el regalo.
La decisión se toma en octubre, aunque la entrega sea en diciembre. Para noviembre ya no hay margen de maniobra: los tiempos de producción y despacho del proveedor mandan sobre el calendario, y el presupuesto hay que sustentarlo ante finanzas antes de firmar la orden de compra.
¿Cuánto cuesta de verdad cada formato de regalo?
El kit físico tiene el precio más visible y también el más incompleto. El catálogo de regalos corporativos de fin de año que Incoprom publicó en mayo de 2026 ubica la franja básica entre $12.000 y $35.000 por artículo, la estándar entre $30.000 y $80.000 por persona y la premium por encima de $80.000. Ese es el precio de catálogo, puesto en la bodega del proveedor.
Lo que no aparece en esa cifra es el resto: el flete a cada ciudad donde tienes gente, el empaque adicional para que la caja llegue entera, el espacio donde las cajas esperan la fecha de entrega y las reposiciones de lo que llega roto o de lo que sobra. En una nómina concentrada en una sede, ese resto es pequeño. En una repartida en cinco ciudades, deja de serlo.
El bono cerrado de una marca parece resolver eso: el precio nominal es el valor del bono y no hay caja que transportar. El costo escondido es otro. La Superintendencia de Industria y Comercio, en su boletín jurídico de agosto de 2021 sobre la redención de bonos de compra, certificados y tarjetas de regalo, recuerda que el emisor debe informar el plazo de redención y las consecuencias de su vencimiento, y que no redimir dentro de ese plazo puede derivar en la pérdida total del precio pagado por anticipado o del saldo no consumido, según lo que las partes hayan acordado.
El monto asignado en una tarjeta de beneficios es el único de los tres donde la cifra que aprueba finanzas y la cifra que recibe el colaborador son la misma. No hay flete ni bodegaje, y el saldo no depende del catálogo ni del horario de una sola marca.
¿Cuánto tiempo de recursos humanos consume el regalo de fin de año?
Acá el kit cobra su factura real. El mismo catálogo de mayo de 2026 describe entre 5 y 15 días hábiles de producción cuando el regalo va personalizado, más 2 a 3 días para aprobar el arte y entre 1 y 4 días de envío, y recomienda arrancar con tres semanas de anticipación, o entre cuatro y cinco semanas cuando el pedido supera las 300 unidades.
Ese calendario explica por qué en octubre ya estás cotizando. Y el calendario es apenas la mitad del trabajo: pedir tres cotizaciones, aprobar el arte, consolidar sedes y cantidades, recibir y contar, resolver faltantes, coordinar la entrega en cada oficina y atender los reclamos de quien no recibió. Son semanas de operación repartidas en dos meses, y casi ninguna de esas horas aparece en el presupuesto del regalo.
El bono cerrado baja bastante esa carga, aunque no la elimina: hay que distribuir códigos, verificar activaciones y reponer los que se pierden. Un monto dispersado a una tarjeta que el colaborador ya tiene se ejecuta en una sola operación, el mismo día, con el archivo de nómina.
¿El regalo sigue siendo un pago ocasional por mera liberalidad?
El formato no cambia la regla. El Artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo define como salario todo lo que el trabajador recibe como contraprestación directa del servicio, incluidas las bonificaciones habituales, y el Artículo 128 deja por fuera "las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador". Un regalo de diciembre que se repite año tras año se acerca a la primera definición, sea kit, bono o saldo. Esa frontera la desarrollamos en bonos navideños y la habitualidad y en qué se considera salario y qué no.
Lo que sí cambia con el formato es la prueba. El Artículo 30 de la Ley 1393 de 2010 establece que los pagos laborales no constitutivos de salario de los trabajadores particulares no pueden superar el 40 % del total de la remuneración, y ese cálculo se hace persona por persona. El Artículo 107 del Estatuto Tributario permite deducir las expensas realizadas en el desarrollo de la actividad productora de renta cuando tienen relación de causalidad con ella y son necesarias y proporcionadas.
Las dos cuentas necesitan el mismo insumo: saber quién recibió cuánto. Una factura global por 400 kits no lo dice. Una dispersión con nombre, monto, fecha y categoría sí.
Un kit igual para todos, o un monto que cada quien usa donde le sirve
Hasta acá la discusión es de finanzas. La parte que define si el regalo se recuerda en febrero es otra: el mismo termo, el mismo vino y la misma caja le llegan a alguien que acaba de tener un hijo, a alguien que está pagando un semestre y a alguien que no toma. El kit es una apuesta del comprador sobre el gusto de cientos de personas distintas.
Un monto asignado invierte esa apuesta. La empresa decide cuánto y para qué categoría; el colaborador decide dónde. El reconocimiento sigue siendo de la empresa, pero la elección es de quien lo recibe, y eso es lo que hace que el regalo se sienta propio en diciembre y no un objeto más en el escritorio.
El tamaño de la nómina es el que termina decidiendo
- Hasta 50 colaboradores en una sede: el kit es manejable y el gesto físico pesa. La logística cabe en una tarde.
- Entre 100 y 500, con varias sedes: el costo de mover cajas y las horas de coordinación empiezan a competir con el valor mismo del regalo.
- Más de 500: la operación física deja de ser un detalle y reconstruir quién recibió qué se vuelve un ejercicio de arqueología.
En ese último escenario es donde el bolsillo de Regalo de Bink resuelve los cuatro criterios a la vez: la empresa asigna el monto a la tarjeta Visa que el colaborador ya usa, cada asignación queda registrada con nombre, categoría, monto y fecha, y el saldo se gasta donde cada quien quiera. Bink no arma kits ni entrega nada físico: asigna saldo con destinación específica, y eso es lo que deja el presupuesto completo en manos de la gente y la evidencia lista si alguien la pide. Si en paralelo estás cerrando la cifra del año que viene, lo trabajamos en cómo armar el presupuesto de beneficios 2027.
Lo que se revisa antes de aprobar el presupuesto
- Costo puesto en la mano del colaborador, no el precio de catálogo: suma flete, empaque, bodegaje y reposiciones.
- Horas del equipo contadas como costo: cotización, coordinación, entrega y reclamos.
- Plazo de redención si eliges bono cerrado, y qué pasa con el saldo que nadie usa.
- Cálculo del 40 % por persona, nunca sobre el promedio de la nómina.
- Registro por colaborador: fecha, monto, categoría y beneficiario, exportable.
La pregunta que vas a responder en octubre frente a finanzas no es cuánto vas a dar. Es cuánto de lo que apruebes va a llegar efectivamente a cada persona, y cuánto se va a quedar en el camino.